Application Assist

Verwaltungsplattform für studentischen Nachwuchs

Bewerben sich studentische Nachwuchskräfte um einen Studienplatz, lauern unterschiedliche Fallstricke. Sowohl auf Seiten der Bewerber, als auch auf Seiten der Hochschule.

Bewerber

• sämtliche Unterlagen besorgen (z.B. Zeugnisse, Praktikumsnachweise, Personaldaten oder möglicherweise Aufenthaltsgenehmigungen) und bis zu einem bestimmten Stichtag an die Verwaltung der Hochschule schicken
• geben Originaldokumente aus der Hand
• möglicherweise nicht sofort alle Dokumente parat
• möchte sich schon als Kandidat für einen Studienplatz an der Uni vorstellen

Hochschulverwaltung

• Akte für den Bewerber angelegen (Heutzutage geschieht das in aller Regel elektronisch).
• Sachbearbeiter erfassen Daten in einem Computersystem.
  • Eingabefehler können passieren.
• Sachbearbeiter sichten vorgelegte Dokumente, prüfen sie auf Vollständigkeit, Plausibilität und Gültigkeit.
• fehlen noch Unterlagen, muss der/die SachbearbeiterIn Kontakt mit dem Bewerber aufnehmen, die Bewerber müssen darauf antworten: Geschäftsvorgänge, die zeitraubend, kostenintensiv und arbeitsaufwendig sind.

Application Assist erleichtert all diese und weitere Vorgänge. Application Assist ist eine Web-Anwendung, als Schnittstelle zwischen Bewerber und Hochschulverwaltung. Ganz nebenbei verwaltet Application Assist das Anlegen einer Bewerberakte und unterstützt Bewerber und Verwaltung durch:

• Überwachen der Einhaltung von Fristen für die Vorlage von Dokumenten
• Auskunft erteilen über den Status des Bewerbungsvorgangs
• Entlasten der Sachbearbeitung durch automatisierte Vorgänge
• Überwachen der Datenschutzrichtlinien, ggfs. Information über das Erreichen der maximalen Unterlagenmenge
• Komfortable Bedienung durch ergonomische, selbsterklärende Eingabemasken mit Auswahlmöglichkeit der Benutzersprache
• Transparente Bearbeitung mit schnellem Benachrichtigungsfluss
  • ändert sich der Status, erhält der Bewerber/die Bewerberin eine E-Mail über z.B.
    • die erfolgreiche Anmeldung im System
    • den Start des Bewerbungsprozesses (Studiengänge/Studienkollegs/Sprachkurse)
    • „Bewerbung in Bearbeitung“
    • die Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen
    • eine rechtzeitige Info über das Fehlen von Dokumenten vor Ablauf der Frist
  • Bewerber können Unterlagen schnell in digitaler Form Ein-/Nachreichen (Hochladen)